De toekomst van Product & Technology bij TOPdesk

Dag Benno, wanneer en hoe kwam je bij TOPdesk terecht, welke functies heb je gehad en hoe werd je uiteindelijk onze CPTO?

Benno: “In 1997 ben ik bij TOPdesk begonnen als parttime softwareontwikkelaar, tijdens mijn studie. Dat maakt me na Wolter (onze CEO, red.) de langstzittende TOPdesker, al ben ik ook enkele jaren weggeweest. Toen ik terugkwam, lagen er mooie mogelijkheden voor mij in het buitenland. Zo heb ik in de Duitse vestiging geholpen met het opzetten van een ontwikkelafdeling. Daarna ben ik de Hongaarse vestiging van TOPdesk gestart en heb ik er lang gewerkt en gewoond. Ik ben pas sinds de zomer van 2023 terug in Nederland. Sindsdien ben ik verantwoordelijk voor het domein Product & Technology, sinds 1 juli 2024 onder de titel CPTO.”

Over groei en efficiëntie

We gaan door een transitie waarbij elke managementlaag een transformatie ondergaat. Kun je me vertellen wat deze reorganisatie noodzakelijk maakte?

Benno: “TOPdesk is in de loop der jaren natuurlijk hard gegroeid en met die groei zijn er op een organische manier samenwerkingsvormen ontstaan. Wanneer bijvoorbeeld een nieuwe vestiging werd geopend, werd daar een managing director aangesteld. Die was dan verantwoordelijk voor die vestiging en alles wat er gebeurde zonder dat er veel centrale coördinatie was.

Gezien de grootte van het bedrijf en de veranderende wereld om ons heen, bleek deze manier van werken niet langer de meest efficiënte om onze groeiambitie waar te maken. Dat betekende dat we moesten nadenken over hoe we ons dan wel wilden organiseren. Hoe willen we er als modern techbedrijf uitzien? Op basis daarvan hebben we een nieuw organisatiemodel getekend.”

Hoe willen we er als modern techbedrijf uitzien? Op basis daarvan hebben we een nieuw organisatiemodel getekend.

Wat betekent de managementtransitie voor het domein Product and Technology?

Benno: “Het betekent dat we teruggaan naar de meer traditionele hiërarchische structuur waar we ooit vanaf zijn gestapt. Tegelijkertijd hebben we ons gespiegeld aan andere moderne techbedrijven.

Concreet betekent zo’n grote verandering dat heel wat mensen een andere leidinggevende zullen krijgen en ook met andere mensen gaan samenwerken. We zijn nu voornamelijk op zoek naar kandidaten om senior rollen en nieuwe posities in te vullen. Dat zullen mensen zijn die al verschillende bedrijven gezien hebben en dan merk je wel dat TOPdesk echt een vreemde eend in de bijt is. Mensen zijn vaak verbaasd over onze processen en hoe wij met elkaar omgaan. We hebben echt een unieke bedrijfscultuur, wat overigens geen struikelblok hoeft te zijn. De nieuwe collega’s die we zoeken zijn, dankzij hun ervaring, juist mensen die het gewend zijn om te gaan met een bedrijf dat ze nog niet kennen.

Binnen Product en Technology ben ik voorzitter van het leiderschapsteam en samen waken wij over het sollicitatieproces. Het is onze verantwoordelijkheid om ook extern deze mensen te vinden die bij ons passen.”

Samen impact maken

Wat is jouw visie voor de toekomst van Product and Technology bij TOPdesk?

Benno: “Ten eerste is dat het afronden van deze organisatorische transformatie naar een functionele structuur. Daar willen we in de eerste helft van dit jaar klaar mee zijn.

Een andere belangrijke doelstelling is het moderniseren van de user experience van ons product. We willen onze salescollega’s helpen door zoveel mogelijk uitdagingen en problemen die zij in de markt zien aan te pakken.

Ten derde verbeteren we ook onze software-architectuur. Dat is een beetje technisch verhaal, maar wel een belangrijke doelstelling. Ons product heeft natuurlijk al een lange geschiedenis, en na 25 jaar moet de TOPdesk-software constant onderhouden worden. We willen de nieuwste technologieën gebruiken en de oude vervangen; een uitdaging waar we continu mee bezig zijn. Ook het moderniseren van de user experience is daar onderdeel van.”

We zoeken momenteel nieuwe collega’s in de managementlaag. Denk aan UX-design managers en engineering managers. Hoe zullen deze nieuwe collega’s hun stempel op de organisatie drukken?

Benno: “Zij kunnen heel veel impact maken. De transitie heeft tot doel transparantie te brengen, zodat mensen weten aan wie ze vragen kunnen stellen. De mensen in deze functies dragen daarin een grote verantwoordelijkheid. Zij zullen het domein P&T leren doorgronden en moeten heel goed de strategische doelen voor ogen hebben. Zodoende snappen zij straks hoe de teams waar zij verantwoordelijk voor zijn impact maken en bijdragen aan de bedrijfsdoelen.”

We worden niet plots een hele formele organisatie waarin we elkaar met u aanspreken. Het wordt in de nieuwe structuur simpelweg makkelijker om antwoord te krijgen op vragen.

Wat betekent de transitie voor onze cultuur? Denk aan de 3 V’s: vrijheid, vertrouwen en verantwoordelijkheid.

Benno: “Die 3 V ‘s hebben we al zo lang als TOPdesk bestaat. Het is belangrijk om te beseffen dat we vroeger op een veel traditionelere manier georganiseerd waren en dat we nu weer teruggaan naar die traditionele structuur. Die 3 V’s blijven net zo belangrijk als ze altijd al waren, daar gaat deze transitie geen verandering in brengen.

We gaan weer meer hiërarchische lijnen aanbrengen, zodat een meer gelaagde organisatiestructuur ontstaat, maar dat wil niet zeggen dat we onszelf geen platte organisatie meer kunnen noemen. Je kan bij TOPdesk nog steeds iedereen aanspreken en met iedereen afspraken maken. Je kan nog steeds naast de CEO zitten bij de lunch en na afloop brengt iedereen zijn eigen vuile bordje terug naar de keuken, dat soort dingen.

We worden niet plots een hele formele organisatie waarin we elkaar met u aanspreken. Het wordt in de nieuwe structuur simpelweg makkelijker om antwoord te krijgen op vragen. En ook als je het ergens niet mee eens bent, weet je waar je terecht kunt. Het heldert heel wat op.”

Meer ontwikkelen dan alleen software

Bij TOPdesk hebben we een ruim opleidingsbudget, 10 to Grow. Hoe gaan mensen in jouw domein dit effectief inzetten?

Benno: “De conversatie over het opleidingsbudget kan in de nieuwe structuur beter gevoerd worden omdat je spart met een manager die dagelijks ziet waarmee je bezig bent en waar je misschien tegenaan loopt. Zowel als persoon als in je werk.

Vroeger lag deze taak bij de talent lead, een rol die vervalt, want die persoon zat niet per se in je eigen domein. Daardoor had die niet altijd een idee waarmee je precies bezig was en wat voor verschil je zou kunnen maken. Het is belangrijk dat we goed nadenken over het inzetten van het opleidingsbudget en dat we mensen helpen om te groeien in hun carrière.”

Om af te sluiten wil ik even vooruitblikken. Waar staan we over een jaar? Wanneer spreken we van succes?

Benno: “Over een jaar wil ik een flink deel van de user experience gemoderniseerd zien. Hiermee leveren we een bijdrage aan onze collega’s van het domein Revenue door alle obstakels weg te nemen die zij tegenkomen bij het sluiten van deals.

En natuurlijk moet de organisatiestructuur binnen een jaar goed geïmplementeerd zijn. Een belangrijke graadmeter daarvoor is dat iedereen in ons domein begrijpt hoe die structuur eruitziet. Ik wil dat we met z’n allen goed weten bij wie we terecht kunnen met vragen, twijfels of over de impact die we willen maken. Kortom, dat we het gesprek aangaan over verantwoordelijkheid en hoe we die gezamenlijk dragen.”