Travailler à distance, la nouvelle norme pour 2021 ?

Au vu de la crise sanitaire de 2020, travailler de manière traditionnelle est devenu chose rare. Bien que de nombreuses organisations soient réticentes quant au travail à domicile, elles n’ont pas eu d’autre choix que de s’adapter à cette nouvelle norme de travail en repensant leur fonctionnement au quotidien.

Chez TOPdesk, nous en avons fait l’expérience. Notre plus grand défi face au coronavirus était de continuer à garantir une bonne communication et un service de qualité à nos clients ou futurs clients. Dès lors, nous avons adapté notre manière de travailler et en avons tiré des leçons. Revenons sur l’année 2020, ce qu’elle nous aura appris et comment nous, chez TOPdesk, nous y avons fait face.

Premièrement, le challenge était de rassurer nos clients ou potentiels clients quant au maintien de la qualité de notre travail, et ce, même à distance. Avant la crise sanitaire, la négociation ou renégociation de contrat, les démonstrations de notre logiciel ainsi que son implémentation se faisaient généralement sur place. Nous avons donc dû trouver un moyen d’assurer ces sessions à distance tout en gardant l’attention des participants. Comment ? En leur proposant des sessions en vidéoconférence afin de garder un contact visuel, accompagnées d’une présentation pour maintenir leur intérêt, leur dynamisme et leur concentration.

Ensuite, cette conjoncture exceptionnelle nous a poussé à nous dépasser et à trouver rapidement de nouvelles solutions pour nos clients en tenant compte du changement d’organisation auquel ils faisaient face également. Nos consultants, par exemple, ont vu l’opportunité d’adapter notre logiciel TOPdesk à la situation actuelle en l’utilisant comme outil de gestion des réservations. Pour rappel, ce module permet :

la réservation de salles de réunions ;
la réservation de services tels que la préparation d’une salle de réunion ou un service traiteur ;
la réservation de matériel comme un projecteur lors d’une réunion.

En repensant ce module, nos équipes sont parvenues à développer un nouvel aspect de la gestion des réservations en proposant à nos clients la possibilité d’effectuer la réservation d’un emplacement de bureau. Il suffit dès lors de se rendre sur le Portail Utilisateurs de TOPdesk et de réserver un espace de travail. De ce fait, il est possible de comptabiliser le nombre de personnes présentes au sein d’un département, d’un étage ou d’un bâtiment pour s’assurer que toutes les mesures de sécurité sont correctement respectées.

Pour terminer, nous ne pouvons négliger le contact humain, d’autant plus important au cours de cette crise sanitaire. C’est pourquoi notre équipe commerciale a donné la possibilité à nos clients de programmer avec eux un appel en vidéoconférence afin de discuter de l’impact du coronavirus sur leur organisation et de savoir comment nous pouvions les aider dans cette période difficile. De plus, nous avons également invité nos clients lors d’un apéritif en ligne, une manière de rester proches d’eux et à l’écoute de ce qu’ils vivaient.

Il est à souligner que la crise liée au coronavirus a accéléré certaines tendances qui grandissaient dans nos esprits depuis plusieurs années. Malgré une réticence subsistante, l’obligation de se soumettre au télétravail n’aurait pas que des points négatifs. Au contraire, il s’avèrerait que de nombreux avantages en découleraient tant pour nos collègues que pour nos clients.

En effet, contre toute attente, les différentes réunions effectuées en ligne avec nos clients seraient tout autant efficaces à distance que sur place. Travailler avec des outils tels que Zoom, Teams ou autres permet un échange simple et fluide entre les deux parties et offre la possibilité de s’envoyer et présenter des documents en temps réel, ainsi que d’enregistrer des sessions pour les personnes ne sachant pas y assister.

De plus, travailler à distance offre à nos clients une certaine flexibilité dont ils ne pouvaient bénéficier précédemment. De fait, nos account managers ainsi que nos consultants peuvent manier beaucoup plus facilement leurs agendas afin de trouver des disponibilités pour leurs clients ou futurs clients. Cette flexibilité peut également se traduire par la possibilité de créer des relations clients au-delà de nos frontières, ce qui ne serait pas envisageable si le travail devait être systématiquement effectué sur place.

La diminution du temps passé sur les routes est également un élément important à prendre en compte. En effet, il est désormais possible pour nos consultants de combiner deux clients sur une même journée et, donc, de proposer des demi-journées de consultance, une ou deux fois par semaine, au lieu d’une journée complète. Quel avantage pour nos clients ? Il semblerait que le fait de travailler sur la base de sessions plus courtes permettrait aux clients d’être concentrés plus longtemps et, donc, d’être plus productifs. De plus, en proposant deux sessions par semaine, nous pouvons les voir plus fréquemment et établir des relations plus solides avec eux.

Outre le cadre du travail, le travail à domicile peut également jouer sur des facteurs humains tels que le bien-être des travailleurs. En effet, une diminution du temps passé sur la route peut se traduire par une diminution du stress et de la fatigue. Sans oublier l’impact positif que ce moyen de travail peut avoir d’un point de vue écologique, un sujet toujours au centre de nos préoccupations.