European Tender Desk Manager (m/w/d)
Als European Tender Desk Manager (m/w/d) bei TOPdesk führst du ein internationales Ausschreibungsteam und entwickelst eine einheitliche, skalierbare Struktur für unsere Märkte in den Niederlanden, Deutschland, Großbritannien, Irland und den nordischen Ländern. Du gestaltest effiziente Prozesse, etablierst Qualitätsstandards und baust eine zentrale Wissensbasis auf, um Ausschreibungen schneller, effizienter und erfolgreicher zu bearbeiten. Eine spannende Möglichkeit, eine neue Funktion mit viel Eigenverantwortung aufzubauen und das europäische Wachstum von TOPdesk aktiv mitzugestalten.
- 40
- Senior
- Hochschlussabschluss/Ausbildung
- 6.000 - 7.000
- Kaiserslautern
Deine Rolle
Du möchtest internationale Prozesse gestalten, ein Team weiterentwickeln und eine neue Funktion aktiv aufbauen? Dann bist du bei TOPdesk genau richtig!
Als European Tender Desk Manager (m/w/d) übernimmst du die Verantwortung für unser wachsendes internationales Ausschreibungsmanagement mit derzeit rund 60 bis 90 Ausschreibungen pro Jahr. Davon entfallen jeweils etwa 20 bis 30 auf die Niederlande, Deutschland sowie Großbritannien, Irland und die nordischen Länder. Mit unserem weiteren Wachstum wird auch die Anzahl der Ausschreibungen steigen.
Du führst ein Team aus drei Tender Coordinators in den Niederlanden und der DACH-Region und entwickelst gemeinsam mit ihnen einheitliche Prozesse, Qualitätsstandards und effiziente Arbeitsweisen für unsere europäischen Märkte. Dabei schaffst du die notwendigen Strukturen, Wissensgrundlagen und Tools, um auch bei steigenden Ausschreibungsvolumina qualitativ hochwertige und wettbewerbsfähige Angebote fristgerecht einzureichen.
Deine Aufgaben
- Teamführung und Weiterentwicklung: Du führst, coachst und entwickelst deine drei Teammitglieder an unterschiedlichen europäischen Standorten. Dabei definierst du klare Ziele, koordinierst die Aufgabenverteilung und förderst die standortübergreifende Zusammenarbeit.
- Aufbau einheitlicher Prozesse: Du entwickelst ein europäisches Ausschreibungsmanagement mit klaren Zuständigkeiten, standardisierten Abläufen, definierten Prüfschritten und Eskalationswegen. Gemeinsam mit den lokalen Tender Coordinators setzt du diese Prozesse schrittweise in unseren Märkten um.
- Kapazitätsplanung und Priorisierung: Du behältst laufende und anstehende Ausschreibungen im Blick, planst die verfügbaren Ressourcen und priorisierst gemeinsam mit Sales nach wirtschaftlicher Bedeutung, Komplexität, Fristen und Erfolgsaussichten.
- Qualitätssicherung: Du etablierst verbindliche Qualitätsstandards und stellst sicher, dass Ausschreibungsunterlagen vollständig, konsistent und fristgerecht vorbereitet werden. Dabei koordinierst du notwendige Prüfungen und Freigaben.
- Internationale Zusammenarbeit: Du arbeitest eng mit Sales, Consultancy, Legal, Security, Product, Finance und weiteren Fachabteilungen zusammen, koordinierst fachliche Beiträge und sorgst dafür, dass offene Fragen frühzeitig geklärt werden.
- Wissensmanagement: Du baust eine zentrale Wissensdatenbank mit Vorlagen und geprüften Standardantworten auf und entwickelst diese kontinuierlich weiter. Durch regelmäßige Qualitätsprüfungen stellst du sicher, dass die Inhalte aktuell, korrekt und wiederverwendbar bleiben.
- Prozessoptimierung und Automatisierung: Du nutzt digitale Tools und KI-gestützte Lösungen, um Ausschreibungen effizienter zu bearbeiten, Inhalte wiederzuverwenden und manuelle Tätigkeiten zu reduzieren. Gleichzeitig unterstützt du dein Team bei der Einführung und Nutzung neuer Arbeitsweisen.
- Reporting und kontinuierliche Verbesserung: Du analysierst Kennzahlen zu Ausschreibungsvolumen, Auslastung, Qualität, Termintreue und Erfolgsquoten und leitest daraus gemeinsam mit den beteiligten Teams Verbesserungsmaßnahmen ab.
Deine Zusammenarbeit mit anderen Teams
In dieser Rolle gestaltest du nicht nur Prozesse, sondern sorgst auch dafür, dass sie im Arbeitsalltag gelebt werden. Du verantwortest die Einhaltung vereinbarter Standards, Fristen und Qualitätsprüfungen, sprichst Risiken frühzeitig an und kannst unvollständige Beiträge zur Überarbeitung zurückgeben.
Die kommerzielle Verantwortung, einschließlich Angebotsstrategie, Preisgestaltung und finaler Angebotsentscheidung, bleibt dabei bei Sales. Die lokalen Tender Coordinators verantworten die Koordination und formale Einreichung vor Ort, während du mit deinem Team die übergreifende Qualitätssicherung sicherstellst.
Dein Profil
Du bringst Struktur in komplexe Prozesse, behältst auch bei mehreren parallelen Ausschreibungen den Überblick und hast Freude daran, Menschen und internationale Teams weiterzuentwickeln. Du arbeitest lösungsorientiert, übernimmst Verantwortung und verstehst es, unterschiedliche Interessen zusammenzubringen.
Darüber hinaus bringst du Folgendes mit:
- Du verfügst über fundierte Erfahrung im Management komplexer Ausschreibungen, Angebote oder RFP-Prozesse in einem internationalen B2B-Umfeld, idealerweise in der Software-, SaaS- oder IT-Dienstleistungsbranche.
- Du kennst dich mit öffentlichen Vergabeverfahren in Europa aus, insbesondere in Deutschland und/oder den Niederlanden.
- Du hast bereits Teams geführt und weiterentwickelt, idealerweise über mehrere Standorte hinweg, und erfolgreich gemeinsame Prozesse eingeführt.
- Du bist erfahren in der Steuerung mehrerer paralleler Ausschreibungen sowie in der standortübergreifenden Kapazitäts- und Ressourcenplanung.
- Du verfügst über ausgeprägte Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten und kannst auch bei konkurrierenden Prioritäten klare Entscheidungen treffen.
- Du scheust dich nicht davor, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen, fehlende Informationen einzufordern und frühzeitig auf Risiken hinzuweisen.
- Du hast Erfahrung mit Wissensdatenbanken, Qualitätssicherung und digitalen Ausschreibungstools, beispielsweise Brainial.
- Du sprichst fließend Englisch sowie Deutsch oder Niederländisch. Kenntnisse in allen drei Sprachen sind ein zusätzlicher Vorteil.
- Du bist bereit, bei Bedarf zwischen unseren europäischen Standorten zu reisen.
Was du bei uns erreichen kannst
In dieser Position hast du die Möglichkeit, unser europäisches Ausschreibungsmanagement nachhaltig zu gestalten. Gemeinsam mit deinem Team etablierst du einheitliche Prozesse über Ländergrenzen hinweg, optimierst die Ressourcenplanung und sorgst dafür, dass wir auch bei steigenden Ausschreibungsvolumina effizient und zuverlässig arbeiten.
Dein Ziel ist es, die Qualität unserer Ausschreibungen kontinuierlich zu verbessern, vorhandenes Wissen effektiver zu nutzen und durch klare Strukturen und intelligente Tools den manuellen Aufwand zu reduzieren.
So läuft unser Bewerbungsprozess ab
Unser Bewerbungsprozess beginnt mit einem ersten Kennenlerngespräch mit unserem Recruiting-Team. Anschließend folgen zwei Interviews mit Mitgliedern unseres Sales Leadership Teams und weiteren Teammitgliedern. Im zweiten Interview erwartet dich außerdem eine praxisbezogene Case-Aufgabe.
Was wir dir bieten
Mit an Bord: Benefits, die deinen Arbeitsalltag smarter, entspannter und einfach besser machen!
Urlaub
30 Tage Urlaub im Jahr – genug Zeit, um abzuschalten, Neues zu entdecken oder einfach mal nichts zu tun
Vergütung
Urlaubsgeld, Sonderzahlungen, monatlich abgabefreier Sachbezug in Form einer Mastercard, Corporate Benefits
Remotearbeit
Es besteht die Möglichkeit, nach der Einarbeitung teilweise remote zu arbeiten. So wie es zu Terminen oder sonstigen Anforderungen passt
Urlaub
30 Tage Urlaub im Jahr – genug Zeit, um abzuschalten, Neues zu entdecken oder einfach mal nichts zu tun
Vergütung
Urlaubsgeld, Sonderzahlungen, monatlich abgabefreier Sachbezug in Form einer Mastercard, Corporate Benefits
Remotearbeit
Es besteht die Möglichkeit, nach der Einarbeitung teilweise remote zu arbeiten. So wie es zu Terminen oder sonstigen Anforderungen passt
Der Bewerbungsprozess – So gestalten wir ihn
1 Du bewirbst dich
Nachdem wir deine Bewerbung erhalten haben, teilen wir dir zeitnah mit, ob wir dich zu einem Vorstellungsgespräch einladen.
2 Du erhältst eine Einladung
Deine Vorbereitung auf das Kennenlernen: Du musst nicht sämtliche Unternehmenszahlen auswendig kennen, dennoch ist es von Vorteil, wenn du dich im Vorfeld über unser Unternehmen informiert hast, um auch uns während des Gesprächs mit sämtlichen Fragen löchern zu können. Dresscode: Bei TOPdesk gibt es keine vorgeschriebene Kleiderordnung. Komme einfach in deinen Lieblingssneakern.
3 Wir lernen uns kennen
Im Laufe des Gesprächs erzählen wir dir mehr über TOPdesk und du erzählst uns mehr über dich. Das Ziel? Herauszufinden, ob wir zusammenpassen. Es ist uns vor allem wichtig deine Persönlichkeit kennenzulernen, da wir eine Unternehmenskultur pflegen, in welcher jede Person mit ihren individuellen Fähigkeiten wertgeschätzt wird. Sei einfach du selbst!
4 Wir treffen uns noch einmal
Passen wir gut zusammen? Dann vereinbaren wir ein zweites Gespräch, bei dem du weitere potenzielle Kollegen kennenlernen kannst.
5 Du erhältst ein Vertragsangebot
Sind beide Seiten begeistert? Dann planen wir so schnell wie möglich ein weiteres Treffen zum Vertragsabschluss.
6 Willkommen bei TOPdesk
Nachdem du den Vertrag unterschrieben hast, vereinbaren wir das Datum deines ersten Arbeitstages. Deine Karriere bei TOPdesk kann beginnen! Dein persönlicher Buddy wird dir von Anfang an zur Seite stehen und hilft dir dabei, dich schnell in deinem neuen Arbeitsalltag zurechtzufinden.
Hast du noch Fragen?
Pablo ist dein Ansprechpartner.
- +49 631 624 00-444
Haben wir dein Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf deine aussagekräftige Bewerbung inkl. Anschreiben auf englisch unter Angaben deiner Gehaltsvorstellung über das nachfolgende Bewerberformular.
Uns interessiert auch, wie die auf uns aufmerksam geworden bist und warum du dich für TOPdesk als zukünftigen Arbeitgeber interessierst.
* Wir begrüßen Bewerbungen von allen Interessenten, unabhängig von ihrer ethnischen und sozialen Herkunft, ihrem Alter, ihrer Religion, ihrem Geschlecht, ihrer Behinderung und ihrer sexuellen Orientierung oder Identität.
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